Es común que las empresas arranquen las actividades de un año nuevo después de haber pasado por un proceso de planeación estratégica, con el fin de determinar los objetivos y asegurar su cumplimiento, sin embargo es importante que para que eso ocurra nos hagamos las preguntas correctas ya que la planeación es importante pero solamente representa el 20% de lo necesario, el 40% tiene que ver con la integración de recursos y el 40% restante tiene que ver con la ejecución, de nada sirve planear si no contamos con los recursos necesarios coordinados y el mapa de ejecución aprobado y totalmente institucionalizado.
Por ello resulta importante que si eres director de una empresa e hiciste un plan de acción para surcar las aguas del 2021 te hagas las siguientes preguntas:
1. ¿Cuenta la empresa con la estructura organizacional necesaria para cumplir con lo planeado?
Pocas empresas se detienen a pensar si sobran o faltan puestos dentro de su estructura organizacional, es común ver sobre todo en empresas familiares que debido a la falta de claridad en la participación de los familiares en la empresa, se creen puestos en la empresa con el fin de dar empleo a los familiares que lleguen o bien creer que una persona puede cumplir con las tareas de dos o más puestos dentro de la empresa, siendo que ambas situaciones son errores administrativos que impiden el cumplimiento de lo planeado. Además dicho sea de paso es importante que todos tengan claridad y pleno conocimiento de las correctas líneas de comunicación y que estas se hagan cumplir.
2. ¿El programa de capacitación y formación anual atiende a un E.D.N.C. (Estudio de Detección de Necesidades de Capacitación)?
La capacitación al personal es el primer medio a través del cual una empresa puede mejorar y crecer considerando que las personas que la integran, son la empresa misma. Por ello es fundamental que tengamos claridad en las necesidades de capacitación que tienen en lo particular todas y cada una de las personas que integran la empresa, para asegurarnos de que tengan el conocimiento, aptitudes y habilidades necesarias para cumplir con sus tareas.
3. ¿Los colaboradores de la empresa cuentan con las herramientas necesarias para cumplir a cabalidad y con calidad el 100% de sus responsabilidades dentro de la empresa?
Nunca olvidaré esta lección, cuando después de un diagnóstico integral administrativo en la empresa de uno de nuestros clientes de consultoría, empresa que por cierto es considerada una gran empresa debido a su expansión territorial en todo el país, número de colaboradores y ventas anuales (con esto quiero enfatizar que no importa el tamaño de la empresa, ya sean pequeñas, medianas o grandes deben pasar por éste sencillo pero significativo análisis). En una de las sucursales de dicha empresa, descubrimos que se caracterizaba por tener un particular mal clima laboral, retrasos en los trámites administrativos y quejas de los clientes. Mi sorpresa fue enorme al descubrir que una de las principales razones de dichos problemas eran derivados de fallas con el proveedor de internet, ya que generaba malestar en los colaboradores, retrasos en el trabajo administrativo y por consecuencia un ambiente de tensión entre los colaboradores, que a su vez incidía en la percepción del cliente. Por ello resulta verdaderamente importante asegurarnos de que las personas que integran la empresa, cuenten con “todas” las herramientas necesarias para hacer bien su trabajo.
4. ¿Nuestro plan presupuestal es acorde al plan estratégico anual?
Probablemente estas preguntas podrían parecerte obvias, principalmente ésta, ya que dentro del propio proceso de planeación estratégica se consideran los recursos necesarios para lograr el cumplimiento, pero durante mis 17 años como consultor, te sorprendería ver la cantidad de veces que he encontrado empresas cuyo planeación estratégica no corresponde con su planeación presupuestal, ejemplo: tienen como objetivo aumentar las ventas y mejorar la cobranza pero no hay presupuesto para la capacitación a los vendedores. Es sumamente importante contar con los recursos financieros necesarios para el cumplimiento de las actividades y dinámicas necesarias para lograr lo planeado.
5. ¿Tenemos identificadas y documentadas las mejores prácticas de las diferentes áreas de la empresa?
En todas las área o departamento de la empresa hay un colaborador destacado, ya sea el mejor vendedor, el mejor asistente o el mejor obrero, porque se caracterizan por sus actitudes positivas, sus aptitudes sobresalientes, dedicación, cumplimiento y pro-actividad. De más está mencionar la importancia de la documentación e institucionalización de dichas prácticas, de ese modo evitamos que la ejecución de buenas prácticas ejecutivas y corporativas dependan solamente de una persona y nos permite “tatuar” dichas prácticas en la cultura organizacional de nuestra empresa, además de aprovechar las aportaciones de personas sobresalientes dentro de la misma.
En fin, Sócrates no se equivocó cuando afirmó que: “la verdadera sabiduría está en reconocer la propia ignorancia”, las preguntas son un medio infalible para saber aquello que no sabemos que no sabemos. Y tú ¿ya te hiciste las preguntas correctas para salir victorioso y productivo el 2021?
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